Chi è il DPO?
Il GDPR ha introdotto nel 2018 una nuova figura obbligatoria in alcuni casi: il DPO, Data Protection Officer, in italiano Responsabile della Protezione dei Dati (RPD). Sono due nomi per la stessa figura professionale: DPO è l’acronimo inglese, RPD la versione italiana, entrambi indicano il professionista incaricato di garantire che un’organizzazione rispetti le normative sulla protezione dei dati.
Il suo compito è supportare il titolare o il responsabile del trattamento nell’affrontare gli obblighi imposti dal GDPR: tiene sotto controllo il sistema di gestione della privacy e, quando serve, lavora a stretto contatto con le autorità di controllo.
Quali sono i compiti del DPO?
Il DPO non è un semplice consulente: è il punto di riferimento per tutto ciò che riguarda la privacy. L’art. 39 del GDPR elenca i suoi compiti principali. Il DPO deve:
- Monitorare il rispetto delle normative GDPR, garantendo formazione del personale e audit interni.
- Informare e fornire consulenza sugli obblighi derivanti dal GDPR e da altre disposizioni UE sulla protezione dei dati.
- Fornire consulenza durante le valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA), valutando e mitigando i rischi.
- Agire come punto di contatto con l’autorità di controllo (il Garante) e con gli interessati che vogliono esercitare i propri diritti.
- Formare il personale sulle migliori pratiche di protezione dei dati.
In tutto questo, il DPO deve sempre tenere conto dei rischi associati al trattamento dei dati e garantire il rispetto delle normative applicabili.
Quando è obbligatorio nominare un DPO?
Non tutte le organizzazioni devono nominare un DPO. L’art. 37 del GDPR lo rende obbligatorio in tre casi specifici.
| Caso previsto dal GDPR | Esempi tipici |
|---|---|
| Il trattamento è svolto da un’autorità o organismo pubblico | Comuni, scuole, ospedali pubblici, ASL, università |
| Monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala | Piattaforme di marketing/adtech, app di geolocalizzazione, sorveglianza di spazi pubblici |
| Trattamento su larga scala di categorie particolari di dati | Banche, cliniche, assicurazioni, aziende che trattano dati sanitari o giudiziari |
Se non rientri in nessuno di questi tre casi, la nomina resta facoltativa. Il Garante, però, la considera comunque una scelta “opportuna”: durante un controllo, il titolare del trattamento deve poter dimostrare di aver valutato l’opportunità di designare un DPO e di aver motivato l’eventuale decisione di non procedere. Un gruppo di imprese, inoltre, può nominare un unico DPO per tutte le società del gruppo (art. 37, comma 2), purché sia facilmente raggiungibile da ciascuna sede: una soluzione che riduce i costi senza rinunciare alla figura.
Se non sei sicuro della tua situazione, meglio consultare un esperto per valutarla nel dettaglio.
Chi nomina il DPO e a chi va comunicata la nomina?
Il DPO è nominato formalmente dal titolare del trattamento o, in alcuni casi, dal responsabile del trattamento, come stabilito dall’art. 37 del GDPR. La nomina deve basarsi sulle competenze specialistiche del DPO in materia di protezione dei dati ed essere formalizzata attraverso un atto ufficiale, ad esempio una delibera interna o un contratto. Anche se scelto dal titolare, il DPO deve operare in piena indipendenza, senza subire pressioni o istruzioni che condizionino il suo ruolo di supervisione.
Una volta nominato, è necessario comunicare ufficialmente al Garante l’avvenuta designazione tramite l’apposita procedura online, l’unica valida per questo tipo di comunicazione. I recapiti del DPO vanno resi noti sia all’autorità di controllo sia agli interessati (dipendenti, clienti), garantendone la reperibilità, tipicamente pubblicandoli sul sito o nell’informativa privacy.
Il Garante non tratta questi obblighi come formalità: con provvedimenti del 16 gennaio 2025 e del 14 novembre 2024 ha sanzionato due Comuni proprio per la mancata designazione del DPO o per l’omessa comunicazione dei suoi dati di contatto, ordinando in entrambi i casi di designare il DPO, pubblicarne i recapiti e comunicarli formalmente al Garante. Fonte: Agenda Digitale.
Chi può fare il DPO (e chi non può)?
Il ruolo può essere ricoperto da una persona fisica interna o esterna all’azienda, o anche da una persona giuridica, purché possieda le competenze richieste dal GDPR:
- Un dipendente interno, a condizione che sia indipendente e privo di conflitti di interesse con le sue altre mansioni: il responsabile IT o il responsabile marketing, ad esempio, non sono candidati ideali perché potrebbero avere interessi in conflitto con la protezione dei dati.
- Un consulente esterno, un professionista o un’azienda specializzata in privacy: soluzione comune per le piccole imprese senza risorse interne dedicate.
- Una persona giuridica, cioè un’organizzazione o società che offre servizi specializzati in protezione dei dati.
Non possono invece ricoprire il ruolo le persone coinvolte nelle decisioni aziendali sul trattamento dei dati (ad esempio CEO, responsabile IT, responsabile marketing) o comunque figure che potrebbero influenzare o essere influenzate dal trattamento dei dati personali: il GDPR richiede indipendenza e assenza di conflitti di interesse, senza eccezioni.
Quali competenze deve avere un buon DPO?
Diventare DPO richiede una combinazione di conoscenze tecniche, giuridiche e pratiche: non esiste un percorso di studi obbligatorio o un esame abilitante, ma il GDPR richiede “conoscenze specialistiche in materia di protezione dei dati” e la capacità di svolgere i compiti richiesti. Frequentare corsi specifici e ottenere certificazioni aiuta a essere riconosciuti come esperti nel settore. Le competenze più rilevanti sono:
- Conoscenza approfondita del GDPR e delle normative nazionali sulla privacy.
- Esperienza legale e gestionale: una formazione in diritto, informatica o gestione del rischio è altamente raccomandata.
- Competenze tecniche sui sistemi informatici e le tecnologie usate per trattare i dati.
- Capacità di analisi, per identificare i rischi legati al trattamento dei dati.
- Capacità comunicative, per interagire con management, dipendenti e autorità di controllo.
- Indipendenza, per operare senza conflitti di interesse.
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Perché conviene avere un DPO anche quando non è obbligatorio?
Oltre a essere obbligatorio in alcuni casi, il DPO rappresenta un valore aggiunto: rassicura i clienti che i loro dati sono al sicuro, aiuta a prevenire sanzioni rispettando le norme, e rafforza la reputazione aziendale dimostrando un impegno serio verso la privacy. Il DPO non è una figura solo “tecnica” o consulenziale, ma un partner strategico per le aziende che vogliono operare in un mondo sempre più attento alla privacy.
Una parte del lavoro del DPO, in particolare la tenuta del registro dei consensi e la dimostrabilità del consenso raccolto, può essere automatizzata con una piattaforma come Avacy: non sostituisce il ruolo del DPO, ma gli fornisce dati sempre aggiornati e verificabili da usare nei suoi audit e nei rapporti con il Garante.
