Cos’è il registro dei consensi?

Sul tuo sito sono presenti dei moduli di contatto o form per l’iscrizione alla newsletter?

Se utilizzi i dati degli utenti raccolti tramite i form per attività di profilazione e marketing hai bisogno di un archivio dei consensi!

“E che cosa sarebbe?” Il registro dei consensi è un documento o un sistema digitale in cui vengono registrati i consensi forniti dagli utenti per il trattamento dei loro dati personali. E fin qui.

Perché è importante l’archivio dei consensi?

Questo registro serve a dimostrare che i consensi sono stati ottenuti in modo conforme alle regole stabilite dal GDPR, e che possono essere verificati in qualsiasi momento dalle autorità competenti.

Mantenere un registro dei consensi è quindi cruciale per dimostrare la conformità al GDPR. In caso di ispezioni dal Garante o reclami, il registro dei consensi serve come prova che l’azienda ha rispettato le normative sulla protezione dei dati. Inoltre, aiuta a mantenere la trasparenza e a costruire fiducia con i clienti. Insomma, potrebbe essere uno strumento davvero life-saving per la tua attività!

Come conservare il consenso al trattamento

Poiché il consenso secondo il GDPR è un aspetto fondamentale, è obbligatorio mantenere registri chiari e documentare che l’utente ha effettivamente fornito il proprio consenso.

In caso di controversie, spetta al titolare del trattamento dei dati, ovvero il proprietario del sito web, fornire la prova del consenso, rendendo essenziale la tenuta di registri accurati.

Secondo l’art. 30 del GDPR, i registri dovrebbero includere:

• l’identità di chi ha fornito il consenso;
• il momento e il metodo con cui è stato ottenuto il consenso dal singolo utente;
• il modulo di raccolta del consenso presentato al momento dell’acquisizione;
• le condizioni e i documenti legali applicabili al momento in cui è stato ottenuto il consenso.

Un utile strumento per gestire facilmente e in modo centralizzato i consensi per i tuoi moduli di raccolta dati sulla piattaforma Avacy. Con l’archivio dei consensi di Avacy potrai personalizzare e integrare i tuoi moduli e form per raccogliere e documentare il consenso in conformità al GDPR.

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Aggiornare il registro dei consensi: perché è importante?

Ci sono diversi motivi per i quali è importante aggiornare costantemente l’archivio dei consensi:

• Conformità al GDPR: il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) impone alle aziende di dimostrare che il consenso per il trattamento dei dati personali sia stato ottenuto in modo valido. Un registro sempre aggiornato aiuta a soddisfare questo requisito legale.
• Prevenire trattamenti illeciti: un registro aggiornato permette di evitare l’uso improprio dei dati personali, assicurando che i consensi siano attuali e riflettano le preferenze e autorizzazioni degli utenti.
• Gestione delle richieste degli utenti: gli interessati hanno il diritto di modificare o revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. Mantenere un registro aggiornato consente di rispondere rapidamente e in modo efficace a queste richieste.
• Dimostrazione del consenso: in caso di contestazioni o verifiche da parte delle autorità, un registro aggiornato costituisce la prova che il consenso è stato ottenuto correttamente e in conformità con le normative.
• Trasparenza e fiducia: tenere aggiornato il registro dei consensi dimostra responsabilità e trasparenza, rafforzando la fiducia degli utenti nei confronti dell’azienda.

Ogni quanto deve essere aggiornato il registro?

Il registro dei consensi GDPR deve essere mantenuto costantemente aggiornato. Non esiste una frequenza specifica stabilita dalla normativa, ma è fondamentale che il registro rifletta sempre l’effettività dei trattamenti in essere.

In pratica, dovresti aggiornare il registro ogni volta che ci sono modifiche nei trattamenti dei dati personali, come variazioni nelle tipologie di dati trattati, nei metodi di trattamento o la modifica da parte dell’utente sulle proprie preferenze.

Inoltre, è importante aggiornare il registro in seguito a cambiamenti normativi che possono influenzare i trattamenti in corso.

Se non mantieni aggiornato il registro dei consensi GDPR, potresti incorrere in diverse conseguenze negative:

• Sanzioni amministrative: le autorità di controllo possono imporre multe significative. Le sanzioni possono arrivare fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale dell’azienda, a seconda di quale importo sia maggiore.
• Sanzioni penali: in alcuni casi, la non conformità può portare a sanzioni penali, soprattutto se la violazione comporta un danno significativo agli interessati.
• Risarcimento del danno: gli interessati possono richiedere un risarcimento per i danni subiti a causa della gestione non conforme dei loro dati personali.
• Divieto temporaneo di trattamento: le autorità possono imporre un divieto temporaneo di trattamento dei dati personali fino a quando non venga ripristinata la conformità alla normativa.

Mantenere il registro dei consensi aggiornato è quindi fondamentale per evitare queste conseguenze e garantire una gestione corretta e trasparente dei dati personali.

Cosa significa questo per il proprietario di un sito web o di un e-commerce?

Gestire il registro dei consensi GDPR è un compito fondamentale per ogni proprietario di un sito web, richiedendo una serie di azioni mirate a garantire sia la conformità alle normative che la trasparenza nei confronti degli utenti.

Per iniziare, è essenziale implementare un sistema di raccolta dei consensi che utilizzi strumenti efficaci, come banner per i cookie, moduli di iscrizione o form di contatto, permettendo così di registrare le autorizzazioni degli utenti in modo chiaro e diretto.

In parallelo, è fondamentale mantenere un registro dettagliato di tutti i consensi ottenuti. Questa documentazione rigorosa è cruciale per dimostrare la conformità alle normative in caso di controlli o richieste da parte delle autorità.

Un altro aspetto importante è l’aggiornamento regolare del registro, assicurandosi che rifletta eventuali modifiche nei trattamenti dei dati personali o nelle politiche di privacy. La trasparenza deve essere sempre al centro della strategia di gestione dei consensi, quindi l’informativa sulla privacy deve essere chiara, comprensibile e facilmente accessibile. Gli utenti devono sapere esattamente quali dati vengono raccolti, per quali scopi e come saranno utilizzati, per sentirsi al sicuro nella loro navigazione.

Infine, è essenziale garantire agli utenti la possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento. Questa revoca deve essere semplice e immediata, per assicurare che gli utenti possano gestire le proprie preferenze con la stessa facilità con cui hanno fornito il consenso iniziale. Creare un meccanismo intuitivo per la revoca non solo rispetta le normative, ma dimostra anche un forte impegno verso la protezione della privacy degli utenti.

Adeguarsi alla normativa è fondamentale, altrimenti si rischia di incorrere in sanzioni significative.

Infatti, le autorità di controllo possono imporre multe che arrivano fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato annuo globale dell’azienda, a seconda di quale importo sia maggiore. In ogni caso, meglio non rischiare. 

Come ottenere un consenso valido dagli utenti

Ecco i passaggi chiave per assicurarti che il consenso sia conforme:

• Libero: il consenso deve essere fornito liberamente, senza coercizione o inganno. Gli utenti devono avere la possibilità di scegliere senza subire conseguenze negative.
• Informato: gli utenti devono essere informati in modo chiaro e comprensibile su quali dati verranno raccolti, per quali scopi e come verranno utilizzati. L’informativa sulla privacy deve essere facilmente accessibile e dettagliata.
• Specifico: il consenso deve essere specifico per ogni finalità di trattamento. Non è valido un consenso generico per più finalità. Ogni scopo deve essere chiaramente indicato e separato.
• Inequivocabile: il consenso deve essere espresso attraverso un’azione chiara e affermativa, come la selezione di una casella di controllo. Non è valido il consenso implicito o presunto, come caselle pre-selezionate.
• Revocabile: Gli utenti devono poter revocare il loro consenso in qualsiasi momento, con la stessa facilità con cui lo hanno fornito. Devi informare gli utenti su come possono ritirare il loro consenso.
• Documentato: mantieni un registro dettagliato dei consensi ottenuti, includendo informazioni come la data, l’ora, l’indirizzo IP e il contenuto dell’informativa fornita al momento del consenso

Come essere conformi in modo semplice

Rispettare le normative può sembrare un’impresa tecnica molto difficile. Fortunatamente, Avacy dispone di soluzioni avanzate che semplificano notevolmente il processo di conformità ai vari regolamenti.

Avacy dispone di tutti gli strumenti necessari per facilitare la conformità alle leggi sulla privacy. Con l’archivio dei consensi, Avacy ti consente di archiviare e gestire le “prove” del consenso dei tuoi utenti in conformità con il GDPR.