Se hai più siti web o app, probabilmente ti sarai chiesto: “Posso usare la stessa Privacy Policy per tutti?”. Sarebbe comodo, vero? Un solo documento, meno sbattimenti, aggiornamenti più semplici. Ma la realtà è meno lineare di quanto sembri.

Le leggi sulla privacy – dal GDPR europeo al CCPA californiano – impongono che l’informativa sia chiara, accurata e specifica rispetto ai dati trattati. Quindi, la domanda da porsi non è tanto “Posso fare copia-incolla della stessa Privacy Policy?“, quanto “I miei siti o app trattano i dati nello stesso modo?“.

Se la risposta è sì, una Privacy Policy unica potrebbe funzionare. Se è no, meglio evitare scorciatoie. Vediamo perché.

Quando puoi usare la stessa privacy policy su più siti o app?

Se le tue piattaforme condividono le stesse modalità di raccolta e trattamento dei dati, allora puoi accorpare la privacy policy. Ma devi farlo nel modo giusto:

  • Copertura chiara di tutti i domini e app coinvolti: il documento deve specificare esplicitamente quali siti e app rientrano nella policy. Meglio se con un elenco chiaro.
  • Descrizione accurata del trattamento dei dati: se usi gli stessi strumenti (Google Analytics, Facebook Pixel, CRM, piattaforme di email marketing), puoi uniformare il documento.
  • Finalità di trattamento uguali: se ogni sito raccoglie dati per newsletter e remarketing, senza variazioni significative, una privacy policy unica è accettabile.
  • Gestione centralizzata del consenso: gli utenti devono poter gestire e revocare il consenso in modo uniforme su tutte le piattaforme coinvolte.

Esempio pratico: hai un brand con un e-commerce o un blog che raccolgono gli stessi dati (nome, email, cronologia acquisti, ecc…)? Allora una privacy policy unica può funzionare.

Quando devi creare privacy policy diverse?

Se i tuoi siti o app hanno scopi diversi, usano strumenti differenti o si rivolgono a pubblici distinti, non puoi usare lo stesso documento. Ecco i casi in cui servono policy separate:

  • Tipologie di dati diverse: se un sito raccoglie solo email per la newsletter e un altro gestisce dati sensibili (ad esempio informazioni sanitarie), serve una policy specifica.
  • Trattamenti diversi: se su un sito fai solo analisi statistiche con Google Analytics e su un altro utilizzi il retargeting aggressivo con Facebook Ads, è meglio differenziare.
  • Fornitori di servizi differenti: se usi piattaforme diverse per hosting, CRM, gestione dei pagamenti o pubblicità, la privacy policy deve riflettere queste differenze.
  • Requisiti legali distinti: se un sito è rivolto a utenti europei (GDPR) e un altro a utenti statunitensi (CCPA), meglio due documenti separati per garantire la conformità.

Esempio pratico: hai un e-commerce e un forum associato dove gli utenti possono pubblicare contenuti? Qui le regole cambiano, perché il forum gestisce i dati in modo più complesso rispetto al negozio online. In questo caso, due privacy policy diverse sono la scelta giusta.

Cosa succede in caso di aggiornamenti normativi?

Le leggi sulla privacy non stanno mai ferme. Il GDPR è stato più volte aggiornato e nuovi regolamenti come il Digital Markets Act (DMA) in Europa e il CPRA in California stanno riscrivendo le regole.

Se hai una privacy policy unica per più siti o app, devi:

  • Monitorare costantemente le normative: usa strumenti di compliance automatizzati o affidati a un legale esperto.
  • Notificare gli utenti in caso di modifiche: ogni aggiornamento significativo va comunicato in modo chiaro.
  • Mantenere un archivio delle versioni precedenti: serve per dimostrare la conformità alle normative nel tempo.

Quali sono i rischi di una privacy policy non adeguata?

Usare la stessa Privacy Policy per più siti o app senza le dovute verifiche può sembrare una soluzione veloce, ma nasconde rischi non da poco:

  • Sanzioni legali: il GDPR prevede multe salate per chi non rispetta le normative. Basti pensare che le violazioni possono costare fino al 4% del fatturato annuo globale.
  • Perdita di fiducia da parte degli utenti: una Privacy Policy poco chiara o incoerente tra più piattaforme può far sembrare il brand poco affidabile e ridurre il tasso di conversione.
  • Problemi con fornitori e partner: alcuni servizi di terze parti, come i provider di pagamento o le piattaforme pubblicitarie, richiedono policy di privacy conformi. Se non lo sono, potresti vederti sospendere l’account.
  • Disallineamento con le aspettative del mercato: oggi la trasparenza sulla gestione dei dati è un fattore competitivo. Un’informativa poco chiara può mettere il tuo business in svantaggio rispetto ai competitor più attenti alla privacy.

Come creare una privacy policy valida per più siti o app?

Se vuoi usare una privacy policy unica senza problemi legali, ecco cosa fare:

  1. Indica chiaramente a quali siti o app si applica: scrivilo nero su bianco e rendi il documento comprensibile.
  2. Descrivi le finalità del trattamento in modo dettagliato: evita formule generiche, sii preciso.
  3. Aggiorna la Privacy Policy in base agli strumenti utilizzati: se cambi fornitore di servizi, devi rifletterlo nella policy.
  4. Usa una struttura chiara: separando le informazioni per ogni sito o app, per rendere la policy più leggibile.

Per approfondire: “Come creare una privacy policy efficace: guida passo-passo per il tuo sito”

Come semplificare la gestione della privacy policy?

Se gestire più privacy policy ti sembra un incubo, esistono strumenti come Avacy che fanno il lavoro sporco per te.

Con una piattaforma avanzata per la gestione della privacy puoi:

  • Avere una privacy policy dinamica e sempre aggiornata: il documento si adatta automaticamente alle normative di ogni Paese.
  • Gestire tutto da un’unica dashboard: niente più documenti separati, tutto centralizzato.
  • Integrare la gestione del consenso: per garantire che i tuoi siti rispettino il GDPR e altre normative.
    Con strumenti del genere, eviti errori e semplifichi la gestione legale dei tuoi siti e app.

Con strumenti del genere, eviti errori e semplifichi la gestione legale dei tuoi siti e app.

Conclusione: un’unica privacy policy? Solo se fatto bene

Usare la stessa privacy policy per più siti o app è possibile, ma solo se il trattamento dei dati è uniforme. Se invece ogni piattaforma ha esigenze diverse, meglio personalizzare il documento.

Strumenti come Avacy ti permettono di creare, gestire e aggiornare le privacy policy in modo semplice ed efficace, evitando problemi legali e garantendo trasparenza.

Se vuoi dormire sonni tranquilli e gestire tutto in modo intelligente, la soluzione è chiara: avere una privacy policy fatta come si deve.