Nel mondo del marketing digitale, la profilazione è uno strumento potente: ci permette di conoscere meglio i nostri utenti, personalizzare le esperienze e aumentare le conversioni.
Tuttavia, per raccogliere dati sensibili, è essenziale rispettare le normative sulla privacy, primo fra tutti il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea.
Ma come possiamo raccogliere il consenso in modo corretto? In questo articolo, scoprirai tutto quello che devi sapere per raccogliere il consenso per la profilazione marketing in modo sicuro, trasparente e legale.
Trattamento dei dati per finalità di marketing: cosa significa?
Le finalità di marketing comprendono diverse attività mirate a promuovere i prodotti o servizi di un’azienda, a raggiungere nuovi clienti e a rafforzare la relazione con quelli esistenti.
Tra le principali finalità di marketing ci sono l‘invio di comunicazioni promozionali, come offerte e sconti, sia tramite email che SMS o notifiche push, per mantenere i clienti aggiornati sulle ultime novità.
La profilazione degli utenti è un’altra finalità, mirata a raccogliere e analizzare i dati relativi ai comportamenti, preferenze e interessi degli utenti, in modo da personalizzare le comunicazioni e offrire contenuti su misura.
Anche le campagne di retargeting, che mirano a coinvolgere nuovamente utenti che hanno mostrato interesse per l’azienda o i suoi prodotti, rappresentano una finalità di marketing importante.
Inoltre, una finalità di marketing può essere la fidelizzazione dei clienti attraverso programmi dedicati, promozioni esclusive e raccolte punti, per rafforzare la loro relazione con il brand.
Posso utilizzare i dati dei miei utenti a fini marketing?
Sì, puoi utilizzare i dati dei tuoi utenti a fini di marketing, ma solo se rispetti le normative sulla privacy, come il GDPR.
Il trattamento dei dati personali per scopi di marketing e profilazione richiede il consenso esplicito e informato degli utenti. È fondamentale spiegare in modo trasparente quali dati vengono raccolti, come verranno utilizzati, e quali sono i vantaggi per l’utente, come offerte personalizzate o comunicazioni rilevanti.
Gestire il consenso in modo etico e conforme è fondamentale per evitare sanzioni che possono raggiungere fino al 4% del fatturato globale annuo dell’azienda, o 20 milioni di euro, a seconda di quale importo sia maggiore.
Il consenso per finalità di marketing
Il GDPR richiede che, per la profilazione degli utenti a scopi di marketing, sia necessario ottenere il consenso dell’utente al trattamento dei suoi dati personali.
Il consenso deve essere:
- Libero: l’utente deve poter scegliere se accettare o rifiutare la profilazione.
- Specifico: il consenso deve riguardare attività specifiche e chiaramente identificate.
- Informato: l’utente deve sapere come e perché vengono raccolti i suoi dati.
- Inequivocabile: il consenso deve essere chiaro e manifestato attraverso un’azione specifica.
- Revocabile: Gli utenti devono poter revocare il loro consenso in qualsiasi momento.
- Documentato: mantieni un registro dettagliato dei consensi ottenuti, includendo informazioni come la data, l’ora, l’indirizzo IP e il contenuto dell’informativa fornita al momento del consenso
Per richiedere il consenso degli utenti in modo conforme, è importante distinguere il tipo di consenso necessario:
- Cookie banner: deve essere inserito sul sito web per consentire agli utenti di scegliere se accettare o rifiutare l’uso dei dati di navigazione e la condivisione con fornitori terzi. Questo banner dovrebbe apparire immediatamente quando l’utente accede al sito, informandolo chiaramente sull’uso dei cookie e sulla raccolta dei dati per finalità di profilazione e marketing.
- Consenso per invio di comunicazioni promozionali (es. newsletter): è necessario raccogliere un consenso specifico e separato per inviare comunicazioni agli utenti. Questo implica informare chiaramente sull’uso dei loro dati esclusivamente per l’invio di comunicazioni.
Assicurarsi che entrambi i consensi siano richiesti in modo chiaro e separato è fondamentale per rispettare le normative sulla privacy.
Esempi di formulazioni del consenso
Consenso per il marketing diretto
Queste formule chiedono agli utenti il permesso di ricevere comunicazioni generali (email, SMS, notifiche) senza necessariamente basarsi su una profilazione dettagliata:
“Accetto di ricevere comunicazioni di marketing su prodotti, servizi e promozioni speciali da [Nome Azienda] via email.”
“Desidero ricevere aggiornamenti, promozioni e offerte esclusive da [Nome Azienda] tramite SMS e/o email.”
“Dando il mio consenso, accetto di ricevere newsletter e informazioni sulle ultime novità da parte di [Nome Azienda] via email.”
Consenso per il marketing profilato
In questo caso, il consenso richiesto si riferisce alla possibilità di analizzare i dati dell’utente per creare comunicazioni personalizzate e pertinenti, in base a interessi e comportamenti specifici:
“Acconsento alla raccolta e all’uso dei miei dati di navigazione per ricevere comunicazioni personalizzate e consigli su misura da [Nome Azienda].”
“Dando il mio consenso, autorizzo [Nome Azienda] a inviarmi offerte e contenuti personalizzati in base ai miei interessi e al mio comportamento di navigazione.”
“Accetto che [Nome Azienda] utilizzi i miei dati personali e di acquisto per inviare comunicazioni promozionali e suggerimenti basati sui miei interessi e preferenze.”
Consenso con opzione granulare
Il consenso granulare offre all’utente la possibilità di scegliere il tipo di comunicazioni che desidera ricevere e come i dati saranno utilizzati:
“Desidero ricevere comunicazioni di marketing su prodotti e servizi da [Nome Azienda]”
“Autorizzo [Nome Azienda] a utilizzare i miei dati per personalizzare offerte e contenuti in base ai miei interessi specifici.”
Includere la possibilità di scelta e descrivere le finalità in modo semplice e trasparente aiuta a rispettare la privacy degli utenti, aumentando le possibilità di ottenere un consenso valido e informato.
Conservazione del consenso per scopi di marketing
Ok, ora che hai ricevuto il consenso dell’utente, è tutto finito? No, per evitare problemi durante eventuali controlli, è necessario conservare una prova del consenso ottenuto.
La conservazione del consenso è essenziale per poter dimostrare, in caso di verifica o richiesta da parte dell’utente o da parte del Garante della Privacy, che il consenso è stato ottenuto in maniera corretta.
Senza la prova documentata del consenso, un’azienda potrebbe incorrere in sanzioni e danni alla propria reputazione.
Quali informazioni conservare
È importante raccogliere e conservare le seguenti informazioni:
- Data e ora: il momento preciso in cui il consenso è stato fornito.
- Versione dell’informativa: l’informativa sulla privacy o la politica di trattamento dei dati che era in vigore al momento della raccolta del consenso.
- Modalità di raccolta: se il consenso è stato dato tramite modulo online, checkbox o in altro modo.
- Prova del consenso: come, ad esempio, uno screenshot o un log dell’azione compiuta dall’utente (es. spunta di una casella o clic su un pulsante).
- Finalità specifiche: il tipo di marketing per il quale il consenso è stato concesso (es. marketing diretto, profilazione, ecc.).
Dove conservare i dati del consenso
La conservazione sicura e tracciabile dei dati relativi al consenso degli utenti è fondamentale per rispettare le normative sulla privacy. Prima di adottare una soluzione, è importante verificare se il tuo sistema attuale è già in grado di registrare e gestire i consensi in modo adeguato. Se non disponi di un sistema dedicato, puoi considerare l’integrazione di una piattaforma di gestione del consenso (Consent Management Platform, CMP) come Avacy.
Avacy CMP è progettata per archiviare i consensi in maniera sicura, garantire la tracciabilità delle informazioni e offrire una gestione centralizzata. Una CMP non solo semplifica la raccolta e il monitoraggio dei consensi, ma ti aiuta anche a mantenere la conformità con le normative in continua evoluzione. Implementarla può migliorare significativamente la gestione e la sicurezza dei dati del consenso, offrendo una soluzione scalabile per il tuo business.
Durata della conservazione
Con il provvedimento del Garante della Privacy del 15 ottobre 2020 viene introdotto il principio di accountability, secondo il quale i dati di consenso dovrebbero essere conservati solo per il tempo strettamente necessario alla finalità di marketing.
“Il solo decorso del tempo non è un parametro sufficiente, di per sé, per valutare l’idoneità della base giuridica. Il consenso al trattamento dei dati personali per finalità promozionali, in quanto massima espressione dell’autodeterminazione dell’individuo, […] deve ritenersi valido, indipendentemente dal tempo trascorso, finché non venga revocato dall’interessato.”
Fonte: Garante per la Protezione dei Dati Personali, Provvedimento del 15 ottobre 2020
Secondo il Garante della Privacy, è importante non tanto il tempo di conservazione dei dati, quanto la validità del consenso acquisito e l’assenza di una sua revoca. Dunque, è il titolare del trattamento che decide il tempo di conservazione dei dati e tale scelta deve essere indicata nell’Informativa Privacy.
Aggiornamenti e revoche del consenso
Gli utenti hanno il diritto di modificare o revocare il proprio consenso in qualsiasi momento. Le CMP come Avacy permettono di aggiornare o revocare il consenso con facilità e di conservare traccia di tutte le modifiche effettuate. Conservare uno storico delle revoche e degli aggiornamenti è utile per dimostrare che l’azienda rispetta i diritti degli utenti.
Attività di marketing e profilazione: l’informativa sulla privacy
L’informativa sulla privacy per scopi di marketing e profilazione deve rispettare i requisiti normativi, in particolare quelli del GDPR. Ecco gli elementi essenziali che deve contenere:
- Identità e contatti del titolare del trattamento: indica chiaramente il nome, l’indirizzo e i contatti dell’azienda (o della persona) responsabile del trattamento dei dati. Questo aiuta gli utenti a sapere chi sta raccogliendo e utilizzando i loro dati.
Esempio: “[Nome Azienda], con sede a [Indirizzo], email: [email di contatto].” - Finalità del trattamento dei dati: descrivi le finalità specifiche per cui raccogli i dati, distinguendo tra:
- Marketing diretto: per l’invio di comunicazioni promozionali o informative generiche.
- Profilazione: per la creazione di profili basati sulle preferenze, comportamenti e interessi degli utenti, con lo scopo di personalizzare le comunicazioni e migliorare l’esperienza utente.
Esempio: “I dati raccolti saranno utilizzati per finalità di marketing e per offrirti contenuti e offerte personalizzate in base ai tuoi interessi.”
- Tipologia di dati raccolti: specifica quali dati personali verranno raccolti per ogni finalità, ad esempio:
- Dati anagrafici: nome, cognome, email, numero di telefono;
- Dati di navigazione: pagine visitate, tempo trascorso sul sito;
- Dati comportamentali: preferenze di acquisto, interazioni con email di marketing.
Esempio: “Raccogliamo i tuoi dati anagrafici e di navigazione per analizzare i tuoi interessi e migliorare la pertinenza delle nostre comunicazioni.”
- Base giuridica del trattamento: indica la base giuridica per il trattamento dei dati per scopi di marketing e profilazione. In generale, la base giuridica per queste finalità è il consenso esplicito fornito dall’utente. Assicurati di specificare che l’utente può revocare il consenso in qualsiasi momento.
Esempio: “Il trattamento dei tuoi dati per finalità di marketing e profilazione avverrà solo previo tuo consenso, che potrai revocare in qualsiasi momento.” - Modalità di raccolta dei dati: descrivi come verranno raccolti i dati, per esempio tramite:
- Moduli di registrazione
- Cookie e tecnologie di tracciamento
- Analisi di acquisti e interazioni online
Esempio: “Raccogliamo dati tramite il modulo di registrazione, i cookie del nostro sito e le interazioni con le email.”
- Condivisione dei dati con terze parti: se i dati vengono condivisi con terze parti, come partner commerciali o fornitori di servizi di marketing, è importante specificarlo. Includi informazioni su chi riceverà i dati e per quale motivo, assicurandoti che i fornitori siano conformi al GDPR.
Esempio: “I tuoi dati potranno essere condivisi con partner e fornitori per finalità di marketing e analisi, esclusivamente a scopo di migliorare i servizi e le offerte proposte.” - Periodo di conservazione dei dati: indica per quanto tempo conserverai i dati raccolti per finalità di marketing e profilazione. Spiega che i dati saranno conservati solo finché saranno utili per le finalità dichiarate, dopodiché saranno eliminati o resi anonimi.
Esempio: “Conserveremo i tuoi dati per un periodo massimo di [specificare il periodo, es. 24 mesi] dal momento del consenso, salvo revoca da parte tua.” - Diritti dell’utente: specifica i diritti degli utenti in relazione ai loro dati, che includono:
- Diritto di accesso
- Diritto di rettifica
- Diritto di cancellazione
- Diritto di limitazione del trattamento
- Diritto di opposizione (incluso il diritto di opporsi alla profilazione)
- Diritto alla portabilità dei dati
- Diritto di revoca del consenso in qualsiasi momento
Esempio: “Puoi esercitare i tuoi diritti di accesso, rettifica, cancellazione, opposizione alla profilazione o revoca del consenso contattandoci a [email di contatto].”
- Modalità di revoca del consenso: indica come l’utente può revocare il consenso. La revoca dovrebbe essere semplice e immediata, ad esempio con un link nelle email o una sezione dedicata nel sito web.
Esempio: “Puoi revocare il tuo consenso per le finalità di marketing e profilazione in ogni momento cliccando sul link di disiscrizione presente nelle nostre email o contattandoci a [email di contatto].” - Dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO): se l’azienda è tenuta a nominare un DPO (Responsabile della Protezione dei Dati), includi i suoi dati di contatto, così gli utenti possono contattarlo per questioni legate alla protezione dei dati personali.
Esempio: “Il nostro Responsabile della Protezione dei Dati è raggiungibile all’indirizzo email: [email DPO].” - Aggiornamenti dell’informativa: specifica che l’informativa potrebbe essere soggetta a modifiche nel tempo e che gli utenti saranno informati di eventuali cambiamenti.
Esempio: “Questa informativa potrebbe essere aggiornata. In tal caso, ti informeremo in modo appropriato.”
Come garantire la conformità in modo semplice
Rispettare le normative può sembrare un’impresa molto complessa. Per fortuna, Avacy offre soluzioni avanzate che rendono il processo di conformità ai regolamenti molto più semplice.
Avacy mette a disposizione tutti gli strumenti necessari per agevolare il rispetto delle normative sulla privacy.
